С 1 января 2016 года, в соответствие с внесенными изменениями в пункт 2 статьи 230 Налогового Кодекса РФ, за налоговыми агентами закреплена обязанность представлять в налоговые органы расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных агентами (форма 6-НДФЛ).
Налоговые агенты обязаны в течение месяца, следующего за первым кварталом, полугодием и девятью месяцами, подавать в инспекцию расчет исчисленных и удержанных сумм НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ в новой редакции). Расчет за год подается не позднее 1 апреля следующего года. Срок предоставления расчета за 1 квартал — не позднее 30 апреля. В связи с переносом выходных и праздничных дней срок представления расчета за 1 квартал 2016 года — не позднее 4 мая.
В расчете 6-НДФЛ отражается обобщенная информация по всем физическим лицам: суммы начисленных и выплаченных им доходов, предоставленные им вычеты, исчисленные и удержанные суммы налога, а также другие данные, которые нужны для определения суммы НДФЛ.
Подавать в налоговые органы расчет по форме 6-НДФЛ должны все лица, признаваемые налоговыми агентами по НДФЛ.
Расчет представляется:
российской организацией, имеющей обособленные подразделения — в налоговые органы по месту нахождения таких обособленных подразделений;
индивидуальным предпринимателем, состоящим в налоговом органе на учете по месту осуществления деятельности в связи с применением ЕНВД и (или) патентной системы налогообложения- в налоговый орган по месту учета индивидуального предпринимателя в связи с осуществлением такой деятельности.
Расчет представляется в электронной форме.
Удержанный НДФЛ должен быть перечислен не позднее даты, следующей за днем выплаты дохода. Это установлено в п. 6 ст. 226 НК РФ. Исключение касается отпускных и пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком). Удержанный с них НДФЛ нужно перечислять в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены.
За непредставление налоговым агентом в срок Расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) применяется ответственность, предусмотренная статьей 126 НК РФ в размере 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления. Налоговый орган вправе принять решение о приостановлении операций по счетам в банке и переводов электронных денежных средств в том случае, если расчет исчисленных и удержанных сумм НДФЛ не представлен в течение 10 дней после окончания установленного срока (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).
За каждый поданный документ с недостоверными сведениями налоговый агент заплатит 500 руб. Освобождение от ответственности возможно, если налоговый агент представил уточненные документы в инспекцию до того, как узнал, что она обнаружила недостоверность поданных сведений (ст. 126.1 НК РФ).
Для должностных лиц организации предусмотрена административная ответственность по статье 19.4 КоАП РФ в виде штрафа в размере от 2 000 до 4 000 руб. либо по статье 15.6 КоАП РФ в размере от 300 до 500 руб.
Общий порядок заполнения строк раздела 2 формы 6-НДФЛ
Раздел 1 расчета заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.
В разделе 2 расчета за соответствующий отчетный период отражаются только те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода. Если же операция начата в одном отчетном периоде, а завершена в другом отчетном периоде, то она отражается в периоде завершения.
Строка 100 заполняется с учетом положений статьи 223 НК РФ.
Строка 110 — с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК РФ.
Строка 120 — с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК РФ.
Строка 030 «Сумма налоговых вычетов» — согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика.
Дата получения дохода в виде зарплаты, больничных, отпускных:
— Согласно пункту 2 статьи 223 НК РФ, датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом). Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). При этом работодатель обязан перечислять налог не позднее дня, следующего за днем выплаты работнику дохода. При выплате работнику пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и отпускных налог на доходы физических лиц перечисляется не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.
Как отражать декабрьскую зарплату?
Если зарплата за декабрь 2015 года выплачена в 12 января 2016 года, то заполнять 6-НДФЛ нужно следующим образом. В раздел 1 расчета за I квартал сумма удержанного и перечисленного НДФЛ не включается. А в разделе 2 данная операция отражается так:
по строке 100 «Дата фактического получения дохода» указывается 31.12.2015;
по строке 110 «Дата удержания налога» — 12.01.2016;
по строке 120 «Срок перечисления налога» — 13.01.2016;
по строкам 130 «Сумма фактически полученного дохода» и 140 «Сумма удержанного налога» — соответствующие суммовые показатели.
Пример отражения отпускных за март.
Как заполнить раздел 2 формы, если отпускные за март 2016 года по каким-то причинам будут перечислены в следующем месяце, например, 8 апреля? В этом случае сумма удержанного и перечисленного налога на доходы физических лиц отражается в разделе 2 расчета за полугодие 2016 года:
по строке 100 «Дата фактического получения дохода» указывается 08.04.2016;
по строке 110 «Дата удержания налога» — 08.04.2016;
по строке 120 «Срок перечисления налога» — 30.04.2016;
по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.